Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis (§ 109 GewO).
Man unterscheidet dabei zwischen einem einfachen Zeugnis und einem qualifizierten Zeugnis. Zeugnisse, die während eines laufenden Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber erteilt werden, werden als Zwischenzeugnis bezeichnet. Arbeitszeugnisse am Ende des Arbeitsverhältnisses werden daher oft auch als Endzeugnis bezeichnet.
Zeugnisse sind für Bewerbungen sehr wichtig. Daher sollte auf die korrekte Erstellung des Zeugnisses großen Wert gelegt werden. Es muss wahrheitsgemäß aber auch wohlwollend erstellt sein, d. h. dem beruflichen Fortkommen des Mitarbeiters dienen.
Die äußere Form
Das Zeugnis ist (maschinenschriftlich) auf dem für die Geschäftskorrespondenz üblichen Geschäftspapier des Arbeitgebers zu erstellen. Das Adressfeld darf nicht ausgefüllt sein: Dies könnte als Hinweis darauf gewertet werden, dass das Zeugnis nicht zeitnah und damit erst nach einem Streit erteilt wurde.
Flecken, Streichungen, Schreibfehler, etc. darf ein Zeugnis selbstverständlich nicht enthalten. Es darf aber vom Arbeitgeber gefaltet werden, wenn das Zeugnis kopierfähig bleibt (d. h. auf den Kopien dürfen die Faltspuren nicht zu sehen sei). In der Regel sollte ein Zeugnis nicht länger als 2 DIN A4 Seiten lang sein; anders nur bei Führungskräften.
Die Person des Arbeitnehmers ist mit Vor- und Familiennamen genau anzugeben, Anschrift und Geburtsdatum sind nicht erforderlich. Das Zeugnis muss ein Ausstellungsdatum tragen, in der Regel der Tag der tatsächlichen Erstellung. Eine Rückdatierung kann erforderlich sein, wenn der Arbeitgeber das Zeugnis nicht zeitnah erstellt oder nach notwendigen Berichtigungen: Dann ist das Datum aufzunehmen, das bei rechtzeitiger Erfüllung gegolten hätte.
Das Zeugnis muss mit der eigenhändigen Unterschrift des Arbeitgebers oder eines Vertreters schließen. Eine fotokopierte Unterschrift, E-Mail oder Telefax genügen nicht. Die Unterzeichnung hat so zu erfolgen, wie der Unterzeichner üblicherweise unterschreibt. Nicht ordnungsgemäß ist eine Unterschrift, die den Eindruck erweckt, der Arbeitgeber distanziere sich vom Inhalt (z. B. quer zum Zeugnistext).
Das einfache Zeugnis
Das einfache Zeugnis enthält lediglich Angaben zu Art und Daher der Beschäftigung.
Die Tätigkeiten des Arbeitnehmers sind so vollständig und genau zu beschreiben, dass sich ein zukünftiger Arbeitgeber ein genaues Bild machen kann. Dazu gehören der berufliche Werdegang im Lauf des Arbeitsverhältnisses, die übertragenen Aufgaben, etwaige besondere Befugnisse oder Sonderaufgaben. Die anzugebende Dauer des richtet sich nach dem rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses.
Das qualifizierte Zeugnis
Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich zu den Angaben über Art und Dauer der Beschäftigung eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Die Beurteilung der Leistung muss sich an der Tätigkeitsbeschreibung orientieren, also an der Arbeitsaufgabe und ihren konkreten Anforderungen. Die Beurteilung des Verhaltens umfasst das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Dritten und ggfs. nachgeordneten Mitarbeitern.
Für alle Formulierungen im Zeugnis gelten die Prinzipien der Zeugniswahrheit und der Zeugnisklarheit (§ 109 Abs. 2 GewO).
Das Zeugnis muss alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten, die für die Beurteilung des Arbeitnehmer von Bedeutung und für einen zukünftigen Arbeitgeber von Interesse sind. Einmalige Vorfälle gehören dagegen nicht in das Zeugnis. Der Arbeitgeber darf sich für die Beurteilung auch nicht auf eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses beschränken, sondern muss die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses beurteilen. Dem Arbeitgeber steht dabei ein Beurteilungsspielraum zu, welche positiven und negativen Leistungen und Eigenschaften er betonen oder weglassen möchte. Er darf aber nichts auslassen, was für die Tätigkeit des Arbeitnehmers charakteristisch und wichtig ist (kein „beredtes Schweigen“).
Der Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmer aufzunehmen.
Das Zeugnis darf auch keine versteckte Formulierungen („Codes“) enthalten, die den Zweck haben, eine scheinbar positive oder neutrale Beurteilung zu entwerten. Wenn er dies berücksichtigt, ist der Arbeitgeber in der Wortwahl frei, es besteht kein Anspruch auf bestimmte Formulierungen.
Das Zeugnis enthält üblicherweise eine Schlussnote, die sich an Schulnoten orientiert:
„stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ / „stets vorbildlich“
sehr gut
„stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ / „stets einwandfrei“, „vorbildlich“
gut
„zu unserer vollen Zufriedenheit“ / „einwandfrei“
befriedigend
„zu unserer Zufriedenheit“ / „höflich und korrekt“
ausreichend
„im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ / „im wesentlichen einwandfrei“
mangelhaft
Auch dieses Schema ist für den Arbeitgeber aber nicht zwingend.
Obwohl es mittlerweile üblich ist, dass qualifizierte Zeugnisse eine Schlussformel enthalten, in denen dem Arbeitnehmer für seine Arbeit gedankt wird und der Arbeitgeber gute Wünsche für den weiteren Berufsweg ausdrückt, besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht kein Rechtsanspruch auf eine Schlussformel.
Das Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis kann nicht zu jeder Zeit vom Arbeitgeber verlangt werden. Ein Anspruch besteht dann, wenn hierfür z. B. aufgrund eines Vorgesetztenwechsels oder nach einer Kündigung ein berechtigter Grund besteht. Hat der Arbeitgeber in der Vergangenheit ein Zwischenzeugnis erteilt und steht die Erteilung des Endzeugnisses an, ist er trotz seines Beurteilungsspielraums inhaltlich an ein erteiltes Zwischenzeugnis gebunden, soweit die zu beurteilenden Zeiträume identisch sind. Schließt sich nach der Erteilung des Zwischenzeugnisses ein weiterer im Endzeugnis zu beurteilender Zeitraum an, darf der Arbeitgeber vom Inhalt des Zwischenzeugnisses nur abweichen, wenn die späteren Leistungen und das spätere Verhalten des Arbeitnehmer das rechtfertigen.
Ansonsten gelten für das Zwischenzeugnis dieselben Regeln wie für das Endzeugnis.
Was tun, wenn ein Zeugnis nicht / nicht richtig erteilt wird?
Grundsätzlich ist das Arbeitszeugnis wie alle Arbeitspapiere eine sogenannte Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis beim Arbeitgeber abholen muss. Hält der Arbeitgeber das rechtzeitig verlangte Zeugnis aber nicht bis spätestens zum letzten Tag des Ablaufs der Kündigungsfrist mit den anderen Arbeitspapieren bereit, hat er es auf seine Gefahr und Kosten dem Arbeitnehmer zu übersenden.
Der Arbeitgeber muss ein Arbeitszeugnis nicht unverlangt erteilen. Das Bundesarbeitsgericht bejaht die Geltung tariflicher/vertraglicher Ausschlussfristen. Der Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses kann also verfallen, wenn er nicht rechtzeitig geltend gemacht wird. Auch ohne Geltung von Ausschlussfristen gilt: Wer zu lange zuwartet (ca. 7 Monate), kann nicht mehr erwarten, dass ihm ein Zeugnis erteilt wird.
Siehe hierzu auch unsere Hinweise unter Erste Hilfe: Arbeitszeugnis
Hat der Arbeitgeber kein ordnungsgemäßes Zeugnis erteilt, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Berichtigung des Zeugnisses.
Hierzu ist es erforderlich, alle Formulierungen sorgfältig zu prüfen. Als Fachanwälte für Arbeitsrecht haben wir das Wissen und verfügen über die erforderliche Erfahrung. Wir helfen Ihnen, das Ihnen zustehende Zeugnis durchzusetzen.